С 1 сентября 2026 года все компании, занятые в сфере грузоперевозок, обязаны будут оформлять договоры поставки с использованием электронных транспортных накладных (ЭТрН).
Что представляет собой электронная транспортная накладная
Это цифровой аналог привычного бумажного документа. В нем содержится точно такой же перечень сведений, как и в традиционной версии, однако весь процесс оформления происходит в онлайн-режиме.
Чтобы начать применять ЭТрН, необходимо внедрить систему электронного документооборота (ЭДО). Для подписания используется усиленная квалифицированная электронная подпись, благодаря чему документ имеет равную юридическую значимость с бумажным носителем.
Транспортная накладная выполняет три главные функции:
- Закрепление соглашения. ЭТрН служит доказательством того, что между перевозчиком и грузоотправителем достигнута договоренность о транспортировке груза.
- Фиксация условий. В документе отражается информация о грузе, маршруте, а также данные об отправителе и перевозчике.
- Основа для взаиморасчетов. Именно накладная является базой для проведения финансовых расчетов между сторонами перевозки.
ЭТрН используется:
- В бухгалтерском и налоговом учете.
- При проведении контролирующими органами проверок.
- Для урегулирования возможных споров.
Формат и обязательный перечень сведений, включаемых в накладную, регламентируются государством. Отсутствие документа или ошибки в его заполнении неизбежно приведут к вопросам и санкциям со стороны контролирующих органов во время проверки.
Почему готовиться к ЭТрН нужно заранее
Законодательство установило крайний срок для полного перехода на электронные транспортные накладные для всех участников рынка — 1 сентября 2026 года. К этому моменту перевозчикам предстоит пройти несколько этапов.
С 1 марта по 30 апреля 2026 года:
- Экспедиторским компаниям необходимо пройти регистрацию в обязательном реестре «ГосЛог». Сама процедура станет доступна через портал Госуслуг с 1 марта.
«ГосЛог» (также известный как НЦТЛП) — это государственная цифровая платформа, созданная для транспортной и логистической отрасли России. Она представляет собой единую экосистему для взаимодействия всех участников грузоперевозок: отправителей, перевозчиков, экспедиторов и госструктур. На данный момент платформа находится на стадии тестирования и внедрения.
С 1 сентября 2026 года:
- Экспедиторы обязаны перейти на применение новых форматов электронных документов: экспедиторской расписки и поручения экспедитору.
- Все стороны перевозочного процесса будут создавать транспортные накладные исключительно в цифровом виде, заверяя их усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) подписью через «Госключ».
Как ЭТрН повлияет на логистические процессы
Для перехода на цифровой формат потребуется подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО), который обязательно должен быть аккредитован Минтрансом и ФНС.
Сервис ЭДО станет вашим инструментом для создания, подписания и обмена накладными. При этом все сведения будут автоматически направляться в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Отправка данных вручную не потребуется.
Алгоритм действий для перехода на ЭТрН
Внедрение электронного документооборота потребует не только настройки новых сервисов, но и пересмотра сложившихся регламентов внутри компании, а также синхронизации действий с контрагентами.
Этап 1. Проведите аудит действующей системы
Для начала детально разберите существующий порядок обработки бумажных накладных. Зафиксируйте, кто именно отвечает за внесение данных, кто визирует документы и где в итоге оседают архивы. Обратите особое внимание на «узкие места», возможно, у вас регулярно встречаются одни и те же ошибки в оформлении или процесс согласования тормозится при пересылке между отделами.
Этап 2. Выберите оператора для работы с перевозочными документами
Вам предстоит сделать выбор в пользу одного из операторов электронных перевозочных документов (ЭПД), который присутствует в утвержденном Минтрансом перечне. Эта компания возьмет на себя функцию технического посредника, обеспечивая передачу сведений о ваших накладных в государственную систему ГИС ЭПД. Актуальный реестр на данный момент включает 11 таких организаций.
Этап 3. Оформите необходимые электронные подписи
Цифровые подписи должны быть у всех без исключения сторон, задействованных в транспортировке груза:
- Для отправителя, перевозчика и получателя груза требуется усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) либо усиленная неквалифицированная (УНЭП), которую удобно оформить через мобильное приложение «Госключ».
- Для водителей допускается применение УНЭП (также через «Госключ») или же простой электронной подписи (ПЭП).
- Для граждан (физлиц), выступающих в роли получателей достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
Сроки получения зависят от типа подписи. Самый быстрый вариант — ПЭП (логин с паролем), она оформляется за несколько минут. Если же нужна квалифицированная подпись, за ней придется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр или отделение ФНС — процедура может занять до трех рабочих дней.
Этап 4. Обучите сотрудников работе в новых условиях
Обязательно ознакомьте коллектив с инструкциями и методичками, которые вам предоставит выбранный оператор ЭДО. Не пренебрегайте возможностью обратиться в техподдержку провайдера — это ускорит процесс привыкания к новому формату и поможет быстрее решить возникающие вопросы.
Этап 5. Отработайте процесс на тестовых рейсах
Прежде чем запускать цифровые накладные в серийное использование, проведите эксперимент. Создайте пробные документы для пары типовых маршрутов. Проконтролируйте весь цикл: от формирования и подписания до финальной отправки в ГИС ЭПД. Если где-то будут допущены ошибки, система и оператор укажут на них. Однако важно помнить, что лимит времени на исправления в реальной работе ограничен, поэтому все шероховатости лучше устранить именно на этапе тестирования, чтобы не сорвать график текущих перевозок.
Этап 6. Сверьте готовность с партнерами
Финальный шаг — убедиться, что все ваши смежники (грузоотправители, другие перевозчики и получатели) тоже технически готовы к приему электронных документов. Проверьте, подключены ли они к совместимому оператору и есть ли у их сотрудников оформленные подписи. Простой маркер успешной интеграции: если при формировании накладной реквизиты партнера подставляются автоматически, значит, он уже полноценно работает в системе.